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公文办理中的10类错误

公文办理是单位一项重要的、经常性的、基础性的工作,是单位实施正确领导和有效管理的重要手段,主要包括收文办理、发文办理和整理归档。

收文办理,包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办等一系列程序。发文办理,包括复核、登记、印制、核发等一系列程序。

整理归档,是根据《档案法》的有关规定和要求,将工作中形成的有归档价值的材料,进行收集、整理、归档。

这一系列程序,是从公文办理实践中总结出来的,它们之间相互关联、衔接有序,是公文写作工作的程序化要求、规范化保障和科学化体现。

1.收文不登记

【案例】

一天,小王正在办公室紧张地工作,抓紧完成领导交办的事情。这时,下属单位的一位同志送来一份文件,文件中反映的工作不是小王具体负责,单位收文登记也不是小王负责,但是为了体现本单位良好的工作作风,小王还是收下了这份文 件。因为当时很忙,没有及时将文件转交给具体负责收文登记的同志,后来持续加了几天班,就把这个事忘记了。过了一段时间领导追问起来,小王才猛然想起,但是已经耽误了办理时间。

【问题分析】

按照收文办理程序,收到的公文要在专门部门(办公室或文书处)统一登记, 登记的主要内容是:来文单位、公文标题、文号、送达人或送达渠道、收文时间、拟交办的处室等。

小王犯的错误是没有履行登记程序,将公文放在自己手里,并且忘记了这件事。

【正确做法】

小王应该及时将代收的公文,转交给专门负责来文登记工作的同志,并配合该同志完成登记事项。

外面来单位办事的人员,可能不清楚该单位内部的人员分工,即使大致知道各内设处室(科室)的工作职能,也不一定清楚处室(科室)内部哪位同志具体负责什么工作、在哪间办公室办公。所以来访人员不管找到哪位同志,该同志都应该热情接待,这就是党政机关在工作中要求的“首问负责制”。

2.收文不初审

【案例】

某单位年初从市政府领回了31件本年度人大提案和政协建议,领回任务以后单    位领导高度重视,要求及时将这些提案和建议分办下去,按时办结。按照惯例,该单位办公室将它们分办到了相关业务处室,业务处室在办理的过程中,发现有一个提案和两个建议所提的内容超出了单位的业务职能范围。该单位将情况向市政府进行了反映,市政府将这三个提案和建议收回,按照内容重新进行了分办,但这样一来一去就耽搁了很长时间。

【问题分析】

该单位犯的错误是在收到公文时没有进行初审,导致办理工作出现反复。

【正确做法】

收到公文以后要进行初审。看这个公文是否应当由本单位办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文,应

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