一、公文写作的原则
1.合乎法规——不与法律法规、学院规章制度相抵触；
2.实事求是——不浮夸，不回避，立足实际；（总结、调研报告等
3.主题突出——一事一文，突出主题；（请示、策划）
4.条理清晰——层次感强，简单明了；（通知等）用语得体——表述准确，不生歧义，避免口语化和错别字。
二、公文写作的格式
（一）公文用纸：统一采用A4型纸，其幅面为210mm×297mm，A4纸为左边距2.8厘米，右边距2.6厘米。双面印刷，左侧装订，钉距适当（一般为上四分之一处、下四分之一处）、无坏钉、无漏钉、无重钉，整齐牢固。
（二）行文格式主要要求：
1.标题：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号，一般用2号宋体字（加粗），可分一行或多行居中排布。标题一般占正文宽度3／5为宜.标题字数过少，可把字距适当加大；如字数较多，超过正文宽度4／5以上就应根据标题语句分两行或多行排列。
2.分行不破词，即不要把一个词或一个数字割裂分排在两行内
现在有几种格式参照：
（1）直线式：15字以内
例如：XX学院第二届大学生艺术展演方案
（2）短长式：15－28字
例如：XX学院经济与工商管理系
20XX届毕业生安全文明离校工作方案
（3）长短式：29－33字
例如：共青团XX学院经济与工商管理系委员会
关于免去XXX职务的报告
（4）纺锤式：34－45字，也称“橄榄型”、“梭子式”。
例如：XX学院经济与工商管理系学生会
关于召开XX学院经济与工商管理系
第一次学生代表大会的请示
3.正文：标题下空一行开始，字体一般用仿宋体，字号一般为3号文中如有小标题可用3号宋体字（加粗）或黑体字。
4.结构层次：正文中的如有多个层次，则第一层应标为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。但对四个层次的标题字体没有区别，建议一级标题用黑体，二级用楷体，三级用宋体加黑，四级同正文。
5.表格：正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。正文中穿插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的公文中也常穿插一些小表格。
6.附件：公文如有附件，在正文下空l行左空2字用4号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。
7.落款：即发文机关或单位称，字体、字号同正文一致，落款应居左对齐。
8.日期：即成文时间，可点击“插入→日期和时间”，然后在“语言（国家／地区）”中选择“中文（中国）”，然后在左侧就可以看到所需日期了。
9.印章：加盖印章应上距正文1行之内，也就是不到1行的空白，端正居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字的措施加以解决，务使印章与正文同处一面。（联合行文印章从略）如果发文单位名称过长，利用Word里的“双行合一”命令制作公文落款，点击“格式→中文版式→双行合一”，出现“双行合一”对话框，点击就可。
10.层次标号回车后与文字距离过大，可用快捷方式Ctrl＋Z，
然后再输入下一数字。
11.行距：行距一律为1.25倍行距
三、注意的问题
1.公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如名称较长，可在第一次使用时说明“以下简称为××××”，再次使用时用简称。
2.标点符号使用不正确，特殊符号用法不正确。有将间隔号“•”写为点号“.”的，如“6•23洪水”写为“6.23洪水”。还有的连接号使用不规范，如“2008年3月26－28日”或“2008年3月26～28日”，使用连接号，应占一字的位置，并上下居中，应为“2008年3月26—28日”。
（1）日期纵向与正文的距离过大，距离应依印章的大小而定，其标准为印章盖在成文日期上，上距正文不到1行的空白。
（2）标题中误用。公文的标题中一般不使用标点符号，但是书名号、引号可以用。
（3）逗号“一逗到底”。只要一句话说完了，不管句子长短，就要用句号断开。
（4）顿号的误用。一是顿号、逗号、分号、句号混用。在完整的句子里，顿号是句子内部并列词语之间的停顿；逗号是单句内部成分与成分之间或复句内部各分句之间的停顿；分号是复句内部并列分句之间的停顿；句号是陈述句末尾用的点号。这4个点号在句子中是循序渐进的，通俗地说，句号管分号
